Simpa

Personalakte, aber simpel.

Stammdaten, Dokumente, Gehälter und Fristen für kleine Unternehmen

Demo vereinbaren
DSGVO-konform
Hosting in Deutschland
Verschlüsselte Ablage
Lückenloses Audit-Log
SSO mit Microsoft 365

Die Personalakte,
gut sortiert

Digitale Personalakte

Stammdaten, Verträge und Dokumente je Mitarbeitendem in einer Akte. Dokumente werden versioniert, IBAN, Steuer-ID und SV-Nummer schon bei der Eingabe geprüft.

Erinnerungen an Fristen

An jedes Datumsfeld lässt sich eine Erinnerung hängen: Probezeitende, befristete Verträge, ablaufende Nachweise. Simpa meldet sich rechtzeitig.

Gesprächsnotizen

Intern für HR oder mit der Person geteilt, auf Wunsch diktiert und per KI überarbeitet. Jede Notiz ist versioniert und lässt sich nachträglich nicht löschen.

Vollständige Akten

Simpa erkennt fehlende Pflichtangaben und meldet unvollständige Profile, bevor sie im Ernstfall fehlen.

Eigene Felder

Eigene Felder, Pflichtangaben und Dokumentkategorien statt starrer Vorgaben. Simpa bildet Ihre Struktur ab, nicht umgekehrt.

Auswertungen

Mitarbeiterzahl, Ein- und Austritte, Fluktuation und Durchschnittsalter auf einen Blick, gefiltert nach Jahr und Anstellungsart.

Self-Service

Mitarbeitende sehen ihr eigenes Profil und Gehalt und pflegen freigegebene Angaben selbst. Welche Dokumentkategorien sie sehen, legen Sie fest.

Änderungen zum Stichtag

Gehaltsrunde zum 1. Januar oder neuer Standort für ein ganzes Team: Änderungen für viele Mitarbeitende auf einmal, sofort oder terminiert.

Zeiterfassung

Arbeitszeiten direkt in Simpa erfassen ist bald verfügbar.

Zwei Rollen, klar getrennt

Wer Personal verantwortet, erhält die HR-Rolle, ob Geschäftsführung, Teamleitung oder Office. Alle anderen sehen nur, was sie selbst betrifft.

Voller Überblick für alle, die Personal verantworten

  • Alle Akten, Dokumente, Notizen und Gehälter an einem Ort
  • Erinnerungen an Fristen und Hinweise auf unvollständige Profile
  • Import, Export und Einstellungen in einer Hand

Die eigenen Daten selbst im Blick

  • Eigenes Profil einsehen und freigegebene Angaben selbst pflegen
  • Eigenes Gehalt lesen, fremde Gehälter bleiben unsichtbar
  • Kolleginnen und Kollegen im Verzeichnis finden

So arbeiten Sie mit Simpa

Startseite mit Kennzahlen, Fristen und unvollständigen Profilen auf einen Blick
Analysen zu Ein- und Austritten, Fluktuation und Altersstruktur, gefiltert nach Jahr
Suche über Mitarbeitende und Dokumente direkt aus jeder Ansicht

Guten Tag!

Willkommen zurück. Hier ist Ihre Übersicht.

Dokument hochladenMitarbeiter anlegen

Mitarbeitende

34

6,3 % ggü. Vorjahr

Neueintritte

3

Austritte

1

Wachstum

6,3 %

Mitarbeitende

09182736JanFebMärAprMaiJunJulAugSepOktNovDez

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Bedienbare Ansicht mit erfundenem Demo-Datensatz. Keine echten Personendaten.

Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen

Deshalb verschlüsselt Simpa auf Anwendungsebene und protokolliert sensible Zugriffe. So belegen Sie jederzeit, wer welche Daten gesehen oder geändert hat.

Hosting in Deutschland

Alle Daten liegen in deutschen Rechenzentren.

Audit-Protokoll

Aktivitäten werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert.

Verschlüsselung je Person

Jede Person und jedes Dokument ist eigens verschlüsselt (AES-256-GCM).

KI nur auf Wunsch

Diktat und KI-Überarbeitung sind optional und standardmäßig ausgeschaltet.

Personalunterlagen digital an einem Ort, bevor die Betriebsprüfung fragt

Ab 2027 müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen elektronisch führen (§ 8 Abs. 2 BVV). Ihr Lohnprogramm erzeugt die Abrechnungen. Simpa ist der Ort für alles, was zur Personalakte gehört: geordnet nach Person und Kategorie und bei der Prüfung schnell zur Hand.

Typische Unterlagen, die in die Personalakte gehören

  • Arbeitsverträge, befristet und unbefristet
  • Befreiungsanträge, z. B. Minijob in der Rentenversicherung
  • Bescheide und Nachweise der Krankenkasse
  • Entsendungsnachweise
  • Elternnachweise
  • Studienbescheinigungen von Werkstudierenden

Schnell überführt

Bestehende Ordner laden Sie gesammelt als ZIP hoch. Simpa ordnet die Dateien anhand des Dateinamens der passenden Person zu.

Sauber abgelegt

Eigene Dokumentkategorien und Versionierung halten fest, welche Fassung gilt. Je Kategorie bestimmen Sie, ob Mitarbeitende sie sehen.

Geschützt gespeichert

Jedes Dokument ist einzeln verschlüsselt, Downloads werden protokolliert, das Hosting liegt in Deutschland.

Simpa ersetzt weder Ihr Lohnprogramm noch die steuerliche Beratung. Welche Unterlagen Sie in welcher Form aufbewahren müssen, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerbüro.

In drei Schritten zur digitalen Personalakte

Schritt 1: Daten übernehmen

Import aus Excel, ZIP und Ordnern

Schritt 2: Struktur anpassen

Eigene Felder, Pflichtangaben und Dokumentkategorien auf Ihr Unternehmen zuschneiden.

Schritt 3: Im Alltag arbeiten

Simpa erinnert an Fristen, meldet Lücken in den Akten und hält die Kennzahlen bereit.

Einfache Preise

Klein

1–20 Personalakten

150 €

pro Monat, zzgl. USt.

Mittel

21–50 Personalakten

280 €

pro Monat, zzgl. USt.

Wachstum

51–100 Personalakten

400 €

pro Monat, zzgl. USt.

Enterprise

ab 101 Personalakten

Auf Anfrage

Der gesamte Funktionsumfang für jede Größe

  • Digitale Personalakte mit Dokumentenablage
  • Erinnerungen an Fristen und fehlende Pflichtangaben
  • Gesprächsnotizen mit Diktat und KI-Überarbeitung
  • Self-Service für Mitarbeitende
  • Keine Einrichtungsgebühr
  • Import aus Excel, Gesamtexport aller Daten
  • Single Sign-on mit Microsoft 365
  • Rabatt für gemeinnützige Organisationen, NGOs und soziale Initiativen
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FAQ

Häufige Fragen

Was vor der Einführung am häufigsten gefragt wird.

Excel und Ablageordner waren gestern

Zeigen Sie uns, wie Sie Personaldaten heute ablegen. In der Demo sehen Sie, wie das mit Simpa geht, und erhalten direkt einen Testzugang mit Beispieldaten.

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